Een brancheoplossing kan werkplaats, voertuigen, onderdelen en facturatie uitstekend ondersteunen. Maar wanneer de financiële administratie in een ander pakket wordt gevoerd, moet iedere verkoopfactuur betrouwbaar, volledig en controleerbaar worden overgedragen.
Twee systemen, één financieel proces
Q-Mobiel van Infomotive is ontwikkeld voor onder meer autobedrijven, dealerbedrijven en garagebedrijven. In de operationele omgeving worden werkzaamheden uitgevoerd en verkoopfacturen aangemaakt. Veel organisaties voeren hun financiële administratie echter in Visma AccountView of AccountView Online. Zonder koppeling moeten gegevens worden overgetypt of periodiek via bestanden worden geïmporteerd. Dat kost tijd en maakt fouten mogelijk bij debiteuren, bedragen, btw-codes, grootboekrekeningen, dagboeken en factuurnummers.
Een integratie moet daarom meer doen dan een factuur ‘versturen’. Zij moet valideren of de financiële gegevens compleet zijn, de mutatie in het juiste verkoopdagboek plaatsen, het factuurdocument beschikbaar maken en duidelijk terugmelden wat wel of niet is verwerkt.
Zo verloopt de koppeling in de praktijk
Voor klanten met Visma AccountView en AccountView Online hebben wij een koppeling ingericht die verkoopmutaties vanuit Q-Mobiel verwerkt. De koppeling voert in hoofdlijnen de volgende stappen uit:
- De factuur wordt in Q-Mobiel aangemaakt en vrijgegeven.
- De integratie haalt de financiële gegevens en de PDF-versie van de factuur op.
- Vaste controles bepalen of onder meer debiteur, dagboek, btw en grootboekrekening bruikbaar zijn.
- De verkoopmutatie wordt in het verkoopdagboek van AccountView geplaatst.
- De PDF blijft bij de verwerking opvraagbaar, zodat boeking en brondocument bij elkaar horen.
- De status en eventuele foutmelding worden in het portaal teruggekoppeld.
Geen black box: uitzonderingen moeten zichtbaar zijn
Volledig automatische verwerking klinkt aantrekkelijk, maar financiële software weigert terecht mutaties die niet aan de inrichting voldoen. Een grootboekrekening kan bijvoorbeeld zijn geblokkeerd, een verplichte code kan ontbreken of een relatie kan niet eenduidig worden herkend. Het verschil tussen een betrouwbare en een frustrerende koppeling zit daarom in de foutafhandeling.
In het portaal ziet de gebruiker welke facturen geslaagd zijn en welke aandacht nodig hebben. De oorspronkelijke melding uit AccountView wordt leesbaar teruggegeven. Na correctie, bijvoorbeeld het deblokkeren van een grootboekrekening, kan de gebruiker alleen de betreffende factuur opnieuw aanbieden. De status springt pas op groen wanneer de verwerking daadwerkelijk is bevestigd. Zo blijven fouten niet dagenlang verborgen in een technische log en hoeft een complete batch niet opnieuw te worden gestart.
Leg vooraf de financiële spelregels vast
Een duurzame integratie vraagt om meer dan veldkoppelingen. Spreek af welk systeem leidend is voor debiteuren, welke dagboeken worden gebruikt, hoe btw-codes en grootboekrekeningen worden vertaald, hoe creditnota’s worden verwerkt en hoe dubbele boekingen worden voorkomen. Ook moet duidelijk zijn wat gebeurt wanneer een factuur na verwerking wordt gewijzigd. Door unieke kenmerken en verwerkingsstatussen vast te leggen, kan de koppeling herstarts veilig afhandelen zonder dezelfde mutatie tweemaal te boeken.
Wat levert de koppeling op?
- Minder handmatige invoer en minder kans op type- en overnamefouten.
- Snellere beschikbaarheid van verkoopmutaties in de financiële administratie.
- Een directe relatie tussen de boeking en de PDF-factuur.
- Gerichte opvolging van uitzonderingen in plaats van controle van complete batches.
- Een controleerbare verwerking voor administratie, accountant en management.
- Meer schaalbaarheid wanneer het aantal facturen, vestigingen of administraties groeit.
Monitor ook nadat de koppeling live staat
Een koppeling is geen eenmalige installatie. Stamgegevens veranderen, rekeningen worden geblokkeerd en API’s of beveiligingsvereisten kunnen worden aangepast. Monitor daarom aantallen aangeboden, geslaagde en afgewezen facturen, verwerkingstijden en terugkerende foutoorzaken. Daarmee wordt zichtbaar of een technisch incident speelt of dat de administratieve inrichting structureel aandacht vraagt.
Werkt Q-Mobiel goed voor uw operatie, maar kost de aansluiting op AccountView nog te veel handwerk? CSplus laat zien hoe verkoopfacturen inclusief document en status controleerbaar kunnen doorstromen, zonder dat uw administratie afhankelijk wordt van een ondoorzichtige koppeling.
Bronnen
- Infomotive – Q-Mobiel garagesoftware: productinformatie over functies, modules en koppelmogelijkheden.
https://www.infomotive.nl/index.php/garagesoftware-auto-onderdelen-infomotive/garage-software-werkplaats - Visma – Developer Portal: officiële informatie over het beheren van applicaties en API-integraties.
https://docs.connect.visma.com/docs/getting-started-devportal - Visma – Getting Started: uitleg over autorisatie via OAuth 2.0 en het aansluiten van applicaties.
https://docs.connect.visma.com/docs/authentication-and-authorization
