Wat is de beste keuze wanneer u een nieuw ERP-systeem zoekt? Brengt u alle processen onder in één applicatie, kiest u alles bij één leverancier of combineert u gespecialiseerde oplossingen? De beste inrichting ligt meestal tussen versnippering en volledige afhankelijkheid in.
Spreid het applicatielandschap, maar niet te ver
Wij adviseren daarom een bewuste spreiding in het applicatielandschap. Voor secundaire bedrijfsprocessen, zoals verloning, HRM en financiële administratie, kiest u een standaardpakket dat goed aansluit op de cao, wet- en regelgeving en de gewenste financiële inzichten. Daarbij mag u kritisch zijn op iedere geïnvesteerde euro: investeren is zinvol als het aantoonbaar leidt tot een efficiënter secundair proces.
Neem de key-users nadrukkelijk mee in deze keuze. Zij moeten prettig met het pakket kunnen werken. Negatieve energie rond finance, HRM of verloning kan een ERP-implementatie onnodig belasten, terwijl de aandacht juist naar het primaire proces moet gaan.
Voor het primaire bedrijfsproces ligt dat anders. Dit is het proces waarmee uw organisatie zich onderscheidt, klanten bedient en geld verdient. Daar wilt u niet bezuinigen op functionaliteit. Iedere investering in dit proces moet bijdragen aan een betere concurrentiepositie, hogere betrouwbaarheid of meer schaalbaarheid.
Andere eisen voor primaire en secundaire processen
- Secundaire bedrijfsprocessen: actueel, koppelbaar en vervangbaar.
- Primaire bedrijfsprocessen: betrouwbaar, aanpasbaar, koppelbaar en schaalbaar.
In selectietrajecten worden eisen en wensen voor primaire en secundaire processen vaak in één lange lijst samengevoegd. Dat vertroebelt de werkelijke prioriteiten. Een applicatie die alle vinkjes voor finance invult, is nog geen geschikte ERP-oplossing wanneer de logistieke functionaliteit onvoldoende aansluit op het onderscheidende bedrijfsproces.
Less is more: voorkom onnodige versnippering
Te veel kleine applicaties maken het landschap onoverzichtelijk en lastig te beheren. Bovendien moet het belang van een leverancier groot genoeg zijn om adequaat en tijdig te handelen bij problemen. Uw primaire proces mag niet stilvallen door een goedkope koppeling waarvoor de leverancier nauwelijks verantwoordelijkheid voelt. In dat geval is goedkoop al snel duurkoop. Een robuustere koppeling kan aanvankelijk meer kosten, maar biedt vaak betere continuïteit en ondersteuning.
Consultancy als verbindende laag
Een onafhankelijke IT-consultancypartner kan de lijm vormen tussen applicaties en tegelijk objectief naar licenties en leverancierskeuzes kijken. Met gerichte koppelingen, templates en kleine aanpassingen kan bestaande software vaak worden opgerekt, zonder voor ieder knelpunt een extra applicatie aan te schaffen. Dat vraagt soms om hogere eenmalige consultancykosten, maar voorkomt structurele groei van licentiekosten en beheerlast.
Kijk verder dan de prijs van een licentie
Vraag niet alleen hoeveel een licentie kost, maar vooral waarvoor u betaalt. Gebruikt u de functionaliteit daadwerkelijk? Betaalt u mee aan onderhoud en ontwikkeling van onderdelen die voor uw organisatie geen waarde hebben? En kan een gerichte template of een gecontroleerde AI-toepassing een specifieke taak slimmer ondersteunen zonder een nieuw kernsysteem toe te voegen? Door functionaliteit bewust af te nemen, houdt u zowel de kosten als de architectuur beter beheersbaar.
Vereenvoudig privacy en gegevensbeveiliging
Door secundaire processen zoals finance en verloning in afzonderlijke systemen onder te brengen, wordt gevoelige informatie eenvoudiger af te schermen. U houdt beter grip op wie welke gegevens kan zien, vermindert de beheercomplexiteit in het ERP en kunt ook toegang vanuit BI- en AI-oplossingen gerichter begrenzen.
