Voorbeelden van Orbis

 Voorbeelden

Voorbeeld 1

Automatisch versturen van facturen per e-mail met PDF bijlage:

Extra mogelijkheden:
- PDF document automatisch opslaan in doc.management systeem
- XML of CSV bijlage toevoegen conform wens van de klant
- Facturen via internet toegankelijk maken voor de klant

Voorbeeld 2

Bewaak wijzigingen in bankrekeningnummers van crediteuren:

Taak: Op het moment dat een bankrekeningnummer van een crediteur wijzigt in ons systeem dan dient er een e-mail verstuurd te worden aan deze leverancier ter verificatie. Totdat de leverancier antwoordt dient deze crediteur geblokkeerd te worden voor betalingen.

Resultaat:

Voorbeeld toepassingen per afdeling:

Directie
   Kengetallen uit ERP pakket(ten).
   Liquiditeitsbewaking op basis van bv een dashbord.
   Melding van budgetoverschrijdingen.
   Informatie on-line beschikbaar in Outlook map, intranet of internet.
   Management by Exception.

Verkoopafdeling
   Melding aan accountmanager indien een offerte promoveert tot order.
   Automatisch versturen van orderbevestigingen per e-mail of fax.
   Automatisch versturen van de facturen per e-mail of fax.
   Automatisch genereren van verzenddocumenten, picklisten, etiketten,
   etc.
   Automatisch inlezen van XML orders in uw ERP pakket(ten).
   On-line overzicht van alle backorders die te lang open staan.
   Melding aan Salesmanager van alle orders met een te lage marge. 
   Overzicht van klanten die de afgelopen maand niets besteld hebben.
   Automatisch koppelen van documenten aan verkooporders.
   Alle verkoopstatistieken on-line beschikbaar.
   Alle benodigde klantinformatie bij iedere accountmanager op de
   notebook.
   Melding van alle verzonden creditnota's aan de salesmanager.

Financiële Administratie
   Automatisch versturen van betalingsherinneringen.
   Automatisch controleren van ingevoerde mutaties op diverse criteria.
   Publiceren van openstaande posten overzicht op het intranet.
   Liquiditeitsbewaking.
   Melding van budgetoverschrijdingen.
   Automatisch genereren en distribueren van managementoverzichten.
   Geblokkeerde klanten publiceren op intranet.
   Signalering van klanten die over hun kredietlimiet zijn.
   Automatisch inlezen van mutaties in ERP pakket(ten).

Facilitair management
   Signalering budgetoverschrijding van een activiteit
   Controle op juistheid van registreren en naleving procedures
   Automatische communicaties zoals bevestigingen, reserveringen etc.
   Controle op planning van activiteiten, ruimtes en artikelen
   On-line inzicht verstrekken van beschikbaarheid ruimtes en artikelen
   Controle op geldigheid van contracten
   Automatisch genereren en distribueren van rapportages

P&O Afdeling
   Automatische signalering einde dienstverbanden.
   Automatische ziekmeldingen aan bedrijfsvereniging.
   Bewaking 'Wet Poortwachter'.
   Automatische melding functioneringsgesprekken.
   Melding van verjaardagen, jubilea, etc..
   Automatisch genereren en distribueren van managementrapportages.

Inkoopafdeling
   Bepalen optimale bestelgroottes.
   Automatisch bestellen.
   Automatisch versturen van XML bestellingen aan leveranciers.
   Signalering van bestellingen die te laat binnenkomen.
   Signalering van afwijkende inkoopprijzen.
   Bewaking van de inkoopcontracten.
   On-line monitor van voorraden / magazijnen.
   Automatische signalering van dreigende incourante artikelen.
   Controle op het juist registreren van magazijnuitgiftes.

Projectbureau
   Bewaking van de budgetten ten opzicht van de realisaties.
   Controleren of de uurstaten (correct) ingevoerd zijn.
   Bewaking van de termijnen van de deelprojecten.
   On-line projectmonitor, ook voor alle projectmedewerkers die geen
   toegang hebben tot de gebruikte ERP oplossing(en).
   Automatisch inlezen van projectmutaties in ERP pakket(ten).
   Automatisch genereren en distribueren van projectoverzichten.

Serviceafdeling
   Monitoren van de serviceorders die afgehandeld hadden moeten zijn.
   SMS bericht naar servicemonteur voor spoedeisende storingen.
   Melding van alle achterstallige servicebeurten.
   Automatische melding van alle contracten die aflopen en eventuele
   automatische aanbieding/offerte aan klant voor een nieuw contract.
   Automatische terugkoppeling van de status van een service call aan de
   klant.
   On-line overzicht en inzicht voor iedere klant van zijn artikelen die hij bij
   uw bedrijf in onderhoud heeft, inclusief historische service calls,
   lopende service calls, contracten, etc.