“Met Exact e-Synergy maken we onze certificering waar.”

Zakelijke dienstverlening

Over de hele wereld heeft dit projectbureau 150 medewerkers gedetacheerd in projecten voor de petrochemische industrie. Een geïntegreerde front- en back-office zijn onontbeerlijk, vertelt de back-office-manager.

"We zijn trots op onze frisse bedrijfscultuur. Dat willen we ook uitstralen. Daarom vinden we openheid naar onze klanten en tussen onze medewerkers heel belangrijk. Onze directie wil weten wat onze medewerkers bezighoudt, maar onze medewerkers mogen ook weten wat de directie doet. Daarom wilden we onze front- en back-office automatiseren en integreren. Jaren geleden hebben we al eens een eigen applicatie ontwikkeld voor front-office-automatisering. Maar we misten integratie met de back-office. Exact e-Synergy bleek het enige pakket dat de diverse elementen van onze traditionele back-office met de front-office koppelt. Van financiële informatie tot HRM en van salarissen tot agendabeheer. Via verschillende portalen verschaffen we mensen buiten onze organisatie toegang tot ons systeem. Onze gedetacheerden kunnen overal ter wereld op elk moment van de dag projectinformatie opvragen. Klanten zien via het klantportaal direct on-line alle financiële en personele informatie die aan hun project gerelateerd is. Zo zijn we onze klanten van A tot Z van dienst, onafhankelijk van hun locatie."

Wie wat wanneer waarom
"We zijn ISO-9001 gecertificeerd. Met Exact e-Synergy maken we die certificering waar. We hebben er namelijk al onze workflows in geïmplementeerd. Daardoor wordt altijd direct duidelijk 'wie wat wanneer waarom' doet. Dat voorkomt vergissingen en verhoogt
de efficiency. We hebben nu minimaal twee mensen minder nodig voor hetzelfde werk dan voorheen. Sterker nog, we bieden nu meer diensten aan. Voor onze medewerkers voeren we bijvoorbeeld desgewenst on-line proforma-salarisberekeningen uit op basis van al onze eigen looncomponenten."

Goede introductie
"De integratie van front- met back-office is kortweg fantastisch. Maar het kost wat tijd om dat goed in te richten en om je medewerkers vertrouwd te maken met het nieuwe systeem. Zorg daarom voor een goede introductie en begeleiding. Eventueel door Exact Software. Het kost misschien wat tijd en inspanningen, maar het resultaat is alle moeite dubbel en dwars waard."